← All templates · Template 3

Grievance Redressal Officer এসকালেশন

Tap any highlighted blank and type your details. Words inswitch when you tap them. When you are done, print the letter or save it as a PDF — blanks you leave empty print as ruled lines you can fill in by hand.

Answer a few simple questions. We will prepare the letter for you to read, save as a PDF, and share on WhatsApp or email.

0 of 0 details filled

Include instructions

To,
The Grievance Redressal Officer

Date:

Subject: Grievance — unresolved billing dispute, Bill No. , Patient , Patient ID

Dear Sir/Madam,

I am filing a formal grievance regarding overcharging in the above bill.

On , I sent a written dispute to your billing department (copy enclosed), delivered by on , identifying specific problems in the bill totalling Rs. . The dispute covered medicines or devices charged above their printed MRP or ceiling price. It covered procedure or test charges far above government benchmark rates. It covered items billed more than once. It covered items billed but never received. It covered doctor visits billed in excess of those that took place. It covered separate charges for items already included in the room or procedure rate. It covered charges added on top of an agreed all-inclusive package. It covered lump-sum entries with no break-up. It also covered further discrepancies described in that letter. I requested a written, item-wise response within 7 days.

The Charter of Patients' Rights requires every hospital to run a time-bound grievance redressal mechanism and keep a record of every grievance and the action taken on it. I am using that mechanism now.

I request that you:

Register this grievance and provide me its registration number.
Provide a written response addressing each disputed item, with a clear resolution timeline, within 15 days.
Confirm the remedial action taken, including refund of the excess amount of Rs. .

If this grievance is not resolved within 15 days, I will take it to the district registering authority and the District Consumer Commission.

Thank you,

Enclosures: dispute letter with proof of delivery, itemised bill, benchmark rate evidence, hospital's reply (if any).

Everything you type stays in your browser on this device — nothing is sent to BillOkay or anyone else. Saved details are reused if you come back to this page on the same device. Use “Reset letter” above to remove them.

How to use this letter

এই চিঠি কী করে

এটা আপনার বিলিং বিরোধকে আনুষ্ঠানিকভাবে বিলিং কাউন্টার থেকে হাসপাতালের Grievance Redressal Officer-এর কাছে তোলে — ক্রেতা ফোরাম বা জেলার রেজিস্ট্রেশন কর্তৃপক্ষের কাছে যাওয়ার আগে সাধারণত এই ভেতরের ধাপটা সারতে হয়।

এটা নিয়ে কী করবেন

2 কপি প্রিন্ট করে দুটোতেই সই করুন। পৌঁছানোর প্রমাণসহ টেমপ্লেট 2-এর চিঠি, আর হাসপাতালের উত্তর (থাকলে) সঙ্গে দিন। এই ডিভাইসে টেমপ্লেট 2 ভরে থাকলে সেখানে বাছা সমস্যাগুলো নিজেই এখানে চলে আসে।
হাসপাতালে বা তাদের ওয়েবসাইটে দেখানো Grievance Redressal Officer-এর ঠিকানায় ইমেইল করুন।
পারলে গ্রিভান্স অফিসারের ডেস্কে স্ট্যাম্প করা হার্ড কপি দিন; আপনার ডুপ্লিকেটে তারিখ আর রেজিস্ট্রেশন নম্বরসহ স্ট্যাম্প চান।
কাগজের রেকর্ড পুরো করতে হাসপাতালের রেজিস্টার্ড ঠিকানায় AD সহ রেজিস্টার্ড পোস্টেও পাঠান।
কে নিলেন আর কখন — লিখে রাখুন। 15 দিনের সময়সীমা টুকে রাখুন।

আপনাকে যেসব প্রশ্ন করা হতে পারে

“বিলিং বিভাগ তো এটা দেখছেই।”: “তাদের দেওয়া 7 দিন পেরিয়ে গেছে। সনদের অধিকার (xix) অনুযায়ী এটাই পরের ধাপ — অভিযোগটা নথিভুক্ত করুন।”
“আমাদের Grievance Redressal Officer নেই।”: “প্রতিটি ক্লিনিক্যাল এস্টাবলিশমেন্টে একজন থাকতেই হয়। এটা নিয়ে দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির কাছে পাঠান। অফিসারের নাম নেই — এটা আমি লিখে রাখব।”
“ডাক্তার / অ্যাকাউন্টস প্রধানকে নিয়ে আসুন।”: “অভিযোগটা একটা লিখিত রেকর্ড। এখনই নিন আর স্ট্যাম্প করা প্রাপ্তিস্বীকার দিন; উত্তর পরে আলাদা আসতে পারে।”
“পনেরো দিন যথেষ্ট নয়।”: “সনদ সময় বাঁধা ব্যবস্থা চায়। বেশি সময় লাগলে কারণসহ লিখিতভাবে জানান।”

শান্ত থাকুন, রেকর্ড রাখুন

ভদ্র আর তথ্যনিষ্ঠ থাকুন — অফিসার লিখিত রেকর্ডের একটা পথ, তর্কের প্রতিপক্ষ নন।
হাসপাতালে Grievance Redressal Officer-এর নাম-যোগাযোগ টাঙানো না থাকলে, ওপরের "Edit letter wording" দিয়ে সেটা বলে এক লাইন যোগ করুন — রেকর্ড শক্ত হয়।
15 দিনেও উত্তর নেই, বা দুর্বল উত্তর? পরের ধাপ Clinical Establishments Act-এর অধীনে জেলার রেজিস্ট্রেশন কর্তৃপক্ষ আর জেলা ক্রেতা কমিশন (billokay.com/templates-এ টেমপ্লেট 7)।

Before you send

চিঠিটা ইংরেজিতে — ভারত জুড়ে হাসপাতাল আর সরকারি দপ্তর ইংরেজি চিঠিপত্র গ্রহণ করে।

সঙ্গে দিন: পৌঁছানোর প্রমাণসহ (ইমেইলের সুতো, WhatsApp স্ক্রিনশট বা ডাকের রসিদ) টেমপ্লেট 2-এর বিরোধের চিঠির কপি, হাসপাতালের উত্তর (থাকলে), আর বিরোধের চিঠিতে ব্যবহার করা সেই আইটেম ধরা বিল ও মাপকাঠি রেটের প্রমাণ।

কীভাবে পাঠাবেন: হাসপাতালের নোটিশ বোর্ড বা ওয়েবসাইটে দেওয়া ঠিকানায় Grievance Redressal Officer-কে ইমেইল করুন, আর পারলে গ্রিভান্স অফিসারের ডেস্কে স্ট্যাম্প করা হার্ড কপি দিন। কাগজের রেকর্ড পুরো রাখতে হাসপাতালের রেজিস্টার্ড ঠিকানায় AD সহ রেজিস্টার্ড পোস্টেও পাঠান।

এই চিঠি কখন লাগে

হাসপাতালের বিলিং বিভাগ আপনার লিখিত বিরোধ পাত্তা দেয়নি, বা আপনার তোলা আইটেমগুলোর কথা না বলেই উত্তর দিয়েছে, আর সেই বিরোধের চিঠির 7 দিনের সময়সীমা পেরিয়ে গেছে — তখন এটা ব্যবহার করুন। এটা বিলিং কাউন্টারের সঙ্গে আরেক দফা নয় — রোগীর অভিযোগ শোনার জন্য হাসপাতালকে যাঁর নাম দিতে হয়, তাঁর কাছে আনুষ্ঠানিক এসকালেশন। Clinical Establishments Act 2010-এর অধীনে অনুমোদিত রোগীর অধিকারের সনদ প্রতিটি হাসপাতালকে সময় বাঁধা অভিযোগ নিষ্পত্তির ব্যবস্থা চালাতে আর প্রতিটি অভিযোগ ও নেওয়া ব্যবস্থার লিখিত রেকর্ড রাখতে বাধ্য করে।

হাসপাতালের নিজের অভিযোগ ব্যবস্থার মধ্য দিয়ে যাওয়া শুধু নিয়মরক্ষা নয় — এটা পরের প্রতিটি ধাপ শক্ত করে। জেলার রেজিস্ট্রেশন কর্তৃপক্ষ, জেলা ক্রেতা কমিশন আর National Consumer Helpline — সবাই দেখে রোগী আগে হাসপাতালের সঙ্গে মেটানোর চেষ্টা করেছিলেন কি না। সেই প্রমাণ তৈরি করে এই চিঠি।

পাঠানোর পর কী হয়

অভিযোগ নথিভুক্ত হয় — একটা রেজিস্ট্রেশন নম্বর পাওয়ার কথা, আর চিঠিতে বলা 15 দিনের মধ্যে লিখিত উত্তর।

মিটে গেলে — নিষ্পত্তিটা, ফেরত সহ, হাসপাতালের লেটারহেডে লিখিতভাবে নিন। বিল-বিরোধের বাকি ফাইলের সঙ্গে রাখুন।

না মিটলে বা দুর্বল উত্তর এলে — জেলার রেজিস্ট্রেশন কর্তৃপক্ষে (যে রাজ্যে Clinical Establishments Act চালু) আর জেলা ক্রেতা কমিশনে যান। National Consumer Helpline-এও (1915) জানাতে পারেন। এই পথগুলো কীভাবে মেলে, দেখাবে আমাদের হাসপাতালের বিল নিয়ে অভিযোগের গাইড।

প্রায়ই করা প্রশ্ন

হাসপাতালের Grievance Redressal Officer কে?

রোগীর অভিযোগ — বিলিং বিরোধ সহ — শোনার জন্য হাসপাতালকে যাঁর নাম দিতে হয়, তিনিই Grievance Redressal Officer। Clinical Establishments Act 2010-এর অধীনে অনুমোদিত রোগীর অধিকারের সনদ অনুযায়ী প্রতিটি হাসপাতালকে সময় বাঁধা অভিযোগ নিষ্পত্তির ব্যবস্থা চালাতে হয়, আর প্রতিটি অভিযোগ ও তার ওপর নেওয়া ব্যবস্থার লিখিত রেকর্ড রাখতে হয়। ক্রেতা ফোরাম বা জেলার রেজিস্ট্রেশন কর্তৃপক্ষের কাছে যাওয়ার আগে সাধারণত এই ভেতরের ধাপটা সেরে নিতে হয়।

গ্রিভান্স অফিসারের নাম আর যোগাযোগ কোথায় পাব?

অফিসারের নাম, পদ আর যোগাযোগ সবার চোখে পড়ে এমন জায়গায় টাঙানো থাকতেই হবে — সাধারণত রিসেপশনের নোটিশ বোর্ড, বিলিং কাউন্টার, রোগীর অধিকারের পোস্টার, আর হাসপাতালের ওয়েবসাইটে। কোথাও না থাকলে হাসপাতাল নিজেই সনদ ভাঙছে, আর সেই ব্যর্থতা রেকর্ডে তোলা কাজের। ওপরের "Edit letter wording" ব্যবহার করে ছোট এক লাইন যোগ করুন — অফিসারের তথ্য কোথাও টাঙানো ছিল না — এতে পরের ধাপের ফাইল শক্ত হয়।

উত্তরের জন্য কত সময় দেব?

চিঠিটা 15 দিনের মধ্যে লিখিত উত্তর চায়। এই সময়টা চিঠিতেই লেখা আছে, আর হাসপাতাল চিঠি পাওয়ার দিন থেকে গোনা শুরু হয়। যেদিন পাঠাবেন, সেদিনই সময়সীমাটা টুকে রাখুন। 15 দিনেও উত্তর না এলে, বা উত্তরে বিতর্কিত আইটেমগুলোর কথা না থাকলে, জেলার রেজিস্ট্রেশন কর্তৃপক্ষ আর জেলা ক্রেতা কমিশনে যান।

হাসপাতালে গ্রিভান্স অফিসারই না থাকলে?

একই চিঠি Medical Superintendent বা Hospital Administrator-কে সম্বোধন করে AD সহ রেজিস্টার্ড পোস্টে পাঠান। এক লাইন যোগ করুন — কোনো Grievance Redressal Officer নিয়োগ বা প্রদর্শন করা হয়নি — সেই না-থাকাটা নিজেই Clinical Establishments Act-এর ভঙ্গ, আর জেলার রেজিস্ট্রেশন কর্তৃপক্ষ ও ক্রেতা কমিশনের সামনে আপনার রেকর্ড শক্ত করে।